L’Assemblea è convocata dal Consiglio di Amministrazione attraverso un avviso, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana almeno trenta giorni prima della data fissata in prima convocazione, che contiene:
- indicazione del giorno;
- ora e luogo in cui si svolgerà;
- l’elenco delle materie da trattare.
L’Assemblea del 24 aprile 2007 ha adeguato lo Statuto al disposto dell’art. 2366 del Codice Civile, che consente la pubblicazione dell’avviso di convocazione, in alternativa, anche su uno o più quotidiani indicati nello Statuto.
L'Assemblea Ordinaria deve essere convocata almeno una volta all'anno per l’approvazione del bilancio, entro 120 giorni o, nei casi consentiti dalla legge, entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Il Gruppo si è dotato di un Regolamento finalizzato all'ordinato e funzionale svolgimento delle Assemblee Ordinarie e Straordinarie.
Il Regolamento disciplina le modalità e la durata massima degli interventi, le modalità di votazione, i poteri a disposizione del Presidente per mantenere l'ordine nell'Assemblea, al fine di assicurare un’attiva partecipazione agli aventi diritto, garantendo uno svolgimento ordinato e funzionale.